مراحل تصویب موضوع و پروپوزال در گروه و دانشکده
الف) در گروه
۱. دانشجو با راهنمایی استاد راهنما، موضوع پیشنهادی خود را در فرم مربوطه وارد کرده و به استاد راهنما تحویل می‌دهد. (مهلت: حداکثر تا پایان خردادماهِ ترم دوم)
۲. استاد راهنما فرم موضوع را برای معاون محترم تحصیلات تکمیلی گروه ارسال می‌کند.
۳. کلیت موضوع در شورای گروه یا کمیته تخصصی بررسی می‌شود و نتیجه (تصویب یا رد) در صورتجلسه شورای گروه درج می‌گردد.
۴. در صورت تصویب موضوع: • دانشجو گواهی رسمی گزارش پیشینه پژوهش را از ایرانداک دریافت می‌کند. • سپس با کمک استاد راهنما، پروپوزال خود را مطابق شیوه‌نامه دانشکده تکمیل و تنظیم می‌کند. • فایل پروپوزال و گواهی پیشینه را به استاد راهنما تحویل می‌دهد.
۵. استاد راهنما، پروپوزال تکمیل‌شده و گواهی پیشینه پژوهش را برای معاون گروه ارسال می‌کند. پروپوزال در گروه یا کمیته تخصصی طرح و تعیین داور می‌شود و نتیجه داوری به استاد راهنما اعلام می‌گردد.
۶. دانشجو اصلاحات درخواستی داور را روی پروپوزال اعمال کرده و دوباره به استاد راهنما تحویل می‌دهد. پس از تأیید اصلاحات توسط داور، تاریخ تصویب پروپوزال در گروه ثبت می‌شود و استاد راهنما آن را به دانشجو اطلاع می‌دهد.
۷. پس از تأیید نهایی داور، دانشجو: • از کل پروپوزال (به‌جز فهرست منابع در صورت تمایل) گزارش همانندجویی از ایرانداک می‌گیرد. • پروپوزال اصلاح‌شده نهایی و گزارش همانندجویی را به استاد راهنما تحویل می‌دهد.
۸. استاد راهنما پروپوزال نهایی و نتیجه همانندجویی را برای معاون گروه ارسال می‌کند. (حداکثر درصد مجاز همانندجویی: ۲۵٪ و حداکثر زمان تصویب پروپوزال در گروه، ابتدای شهریورماه/ پایان ترم دوم) ب) در دانشکده
۹. معاون گروه، پروپوزال را از طریق اتوماسیون برای تصویب به دانشکده ارسال می‌کند. در صورت وجود اشکالات شکلی و محتوایی، نتیجه به استاد راهنما اعلام می‌شود و ایشان دانشجو را در جریان می‌گذارد تا رفع اشکال شود و نسخه اصلاح شده مجدد پیوست همان نامه اتوماسیونی گردد.
۱۰. تاریخ تصویب نهایی پروپوزال در دانشکده که توسط معاون پژوهشی دانشکده تعیین می‌گردد، توسط معاون و کارشناس گروه به استاد راهنما و دانشجو اعلام می‌شود.
۱۱. دانشجو پروپوزال نهایی را در ایرانداک ثبت می‌کند و شماره و تاریخ ثبت را در قسمت مربوطه در فرم پروپوزال وارد می‌کند.
۱۲. دانشجو وارد سامانه گلستان شده و پیشخوان «درخواست تصویب موضوع و اساتید فعالیت‌های آموزشی-پژوهشی» را با دقت اصلاح و تکمیل می‌کند: • عنوان موضوع کلی قبلی را این بار با جزییات کامل ویرایش و تکمیل می‌کند. • نام استاد راهنما و مشاور را (در صورت تغییر) اصلاح می‌کند. • تاریخ تصویب در گروه و تاریخ تصویب در دانشکده را که پیشتر یادداشت کرده است، وارد می‌کند. • فایل PDF پروپوزال نهایی، گواهی کارگاه کتابخانه، گواهی کارگاه اخلاق در پژوهش و گزارش همانندجویی را پیوست می‌کند. • توجه می‌کند که اسامی راهنما و مشاور در فایل PDF دقیقاً با آنچه در پیشخوان وارد کرده مطابقت داشته باشد. • در پایان، با زدن تیک سبز رنگ، پیشخوان را تأیید و ارسال می‌کند.
۱۳. دانشجو گردش کار پیشخوان را پیگیری می‌کند تا پس از تأیید دانشکده، به کارشناس گروه بازگردد. سپس با کارشناس گروه تماس گرفته و از تکمیل مراحل و ثبت نهایی در گلستان اطمینان حاصل می‌کند.
۱۴. دانشجو در زمان انتخاب واحد ترم چهارم، واحد پایان‌نامه را اخذ می‌کند.
⭕️ نکات مهم • مطابق آیین‌نامه آموزشی، سنوات مجاز تحصیل (بدون احتساب تمدیدها و جریمه) ۴ نیمسال است. • از تاریخ تصویب پروپوزال در دانشکده، حداقل یک نیمسال تحصیلی باید سپری شود تا اجازه دفاع داشته باشید. • بنابراین تمام مراحل تصویب را در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام دهید تا بتوانید در ترم چهارم دفاع کنید. در غیر این صورت با اتمام سنوات مجاز، از ادامه تحصیل محروم خواهید شد.